Cloud & Microsoft 365 — sauber aufgesetzt statt „läuft schon irgendwie”

Microsoft 365 kann viel — und fast alles davon lässt sich falsch einstellen. Falsche Lizenzen, fehlende Mehr-Faktor-Authentifizierung, offene SharePoint-Freigaben, kein Backup, Benutzer mit Admin-Rechten, die keine brauchen. Wir sehen diese Situationen regelmäßig, wenn wir Betriebe übernehmen, die Microsoft 365 schnell selbst eingerichtet haben und dann nie wieder angefasst haben. Wir machen es richtig — oder wir räumen das auf, was bereits da ist.

Was Microsoft 365 eigentlich ist (und was nicht)

Viele denken bei „Cloud” an „sicher und abgesichert, weil Microsoft sich ja kümmert”. Das ist ein Missverständnis. Microsoft stellt die Infrastruktur bereit — Verfügbarkeit der Server, Netzwerkanbindung, physische Sicherheit. Aber die Konfiguration und der Datenschutz Ihrer Umgebung sind Ihre Verantwortung. Das steht sogar in den Nutzungsbedingungen: „Shared Responsibility Model”. Konkret:

Backups sind nicht enthalten. Microsoft sichert das Rechenzentrum, aber wenn ein Mitarbeiter versehentlich sein E-Mail-Archiv löscht oder Ransomware Ihre SharePoint-Dateien verschlüsselt, ist das Ihr Problem.
Berechtigungen sind Ihr Thema. SharePoint-Freigaben, Teams-Kanäle, Gäste-Zugriffe — alles muss bewusst gesetzt werden, sonst liegt irgendwann eine sensible Datei offen im Netz.
Sicherheit ist nicht aktiviert. MFA, Conditional Access, Bedrohungserkennung — es gibt sie, aber sie sind nicht standardmäßig eingeschaltet.

Wir sorgen dafür, dass diese drei Baustellen geschlossen sind.

Was wir konkret machen

Neueinrichtung

Tenant-Setup mit passender Lizenzierung (Business Basic/Standard/Premium, je nach Bedarf)
Domain einbinden — Ihre eigene E-Mail-Adresse statt onmicrosoft.com
Benutzer anlegen mit definierten Rollen und Berechtigungen
MFA (Zwei-Faktor-Authentifizierung) für alle Benutzer verpflichtend
SharePoint-Struktur von Anfang an sauber aufgebaut, nicht als wildes Wurzelwerk
Teams einrichten mit klaren Kanälen und Gäste-Regeln
Mobile Geräte per Intune/MDM eingebunden (auf Wunsch)

Migration aus bestehenden Systemen

Von lokalem Exchange Server auf Exchange Online
Von IMAP/POP3-Postfächern (z. B. Strato, IONOS, GMX-Business) nach Exchange Online
Von Google Workspace nach Microsoft 365 — inkl. Drive/Dokumente nach SharePoint
Von anderen Microsoft-Tenants — Abteilungs- und Firmenzusammenführungen

Wir planen die Migration so, dass kein E-Mail-Verkehr verloren geht und Sie am Morgen nach dem Umzug wie gewohnt weiterarbeiten können.

Sicherheitskonzept

MFA sitewide
Conditional Access — Zugriff nur aus bestimmten Ländern, nur von firmeneigenen Geräten, etc.
Bedrohungserkennung (Defender for Office 365)
E-Mail-Filterung — Phishing, Malware, Spam
Logging & Alarmierung bei verdächtigen Anmeldungen
Dokumentation aller Einstellungen, damit Sie nachvollziehen können, was wo gesetzt ist

Backup für Microsoft 365

Das wird oft vergessen. Wir setzen eine dedizierte Backup-Lösung für Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams ein — mit täglicher Sicherung an einen unabhängigen Speicherort. Im Ernstfall können Sie einzelne E-Mails, Dateien oder Ordner wiederherstellen.

Schulung und Übergabe

Kurze, praxisnahe Einweisung für Sie und Ihre Mitarbeiter. Kein mehrtägiger Schulungskurs, sondern die Dinge, die für Ihren Alltag wichtig sind.

Alternativen zu Microsoft 365

Microsoft 365 ist nicht immer die richtige Lösung. Wir beraten auch zu Alternativen:

Nextcloud (Open Source, Self-Hosted oder gehostet) — volle Datenkontrolle, DSGVO-freundlich
Google Workspace — für Teams, die ohnehin stark im Google-Universum arbeiten
Lokale Exchange-Lösungen — für Betriebe mit hohen Compliance-Anforderungen
Hybrid-Setups — sensible Daten lokal, Rest in der Cloud

Was zu Ihrem Betrieb passt, entscheiden wir gemeinsam — nicht aus Prinzip.

Bestehende Microsoft-365-Umgebung übernehmen

Sie haben bereits Microsoft 365 im Einsatz und sind unsicher, ob alles richtig konfiguriert ist? Wir machen einen Sicherheits- und Konfigurations-Check:

Ist MFA aktiv?
Gibt es Admin-Konten ohne MFA?
Sind SharePoint-Freigaben offen ins Internet?
Gibt es ein Backup?
Welche Lizenzen werden genutzt, welche liegen brach?
Gibt es veraltete oder ungenutzte Benutzerkonten?

Sie bekommen einen klaren Bericht mit Handlungsempfehlungen — was ist dringend, was kann warten, was ist nicht nötig.

Unser Einsatzgebiet

Wir sind regelmäßig in Gütersloh, Bielefeld, Rheda-Wiedenbrück, Verl, Harsewinkel, Rietberg, Halle (Westf.), Paderborn und Detmold im Einsatz — das Kerneinzugsgebiet Ostwestfalen-Lippe erreichen wir unkompliziert von unserem Standort in der Helene-Wessel-Straße in Gütersloh. Auf Anfrage übernehmen wir auch Projekte im Raum Stuttgart.

Häufige Fragen

Lohnt sich Microsoft 365 für ein kleines Büro mit 3 Mitarbeitern? Oft ja — schon wegen der professionellen E-Mail-Adresse, der Kalender-Synchronisation und dem Wegfall lokaler Exchange-Server. Die Business-Basic-Lizenz ist pro Nutzer günstig und reicht für viele Anwendungsfälle.

Brauche ich wirklich ein zusätzliches Backup, wenn Microsoft 365 doch schon in der Cloud ist? Ja. Microsoft garantiert die Verfügbarkeit der Infrastruktur, nicht den Schutz Ihrer Daten gegen Löschung, Ransomware oder Fehlbedienung. Ein separates Backup ist für den Geschäftsbetrieb praktisch Pflicht.

Können Sie auch Microsoft Intune und MDM mit einrichten? Ja — das ist ein häufiger Zusatzbaustein (siehe auch unser Service „Mobile Device Management”).

Wie lange dauert eine typische E-Mail-Migration? Für ein kleines Unternehmen 1-2 Tage inkl. Vorbereitung, Testmigration und endgültigem Umschalten. Bei größeren Mengen an Postfächern entsprechend länger.