E-Mail-Sicherheit — der Angriff kommt per Mail, nicht durch die Firewall

Der häufigste Weg in ein Firmennetz ist heute keine Lücke im Router, sondern eine Mail, die echt aussieht. Eine Rechnung vom vermeintlichen Lieferanten, nur mit geänderter Bankverbindung. Eine Nachricht vom Chef, der gerade dringend eine Überweisung braucht. Ein Link auf eine Microsoft-Anmeldeseite, die bis aufs Pixel stimmt. Der Standardfilter von Microsoft 365 fängt die Massenware ab. Den gezielten Rest nicht.

Drei Lücken, die fast jeder Betrieb hat

Der Filter erkennt nur, was er schon kennt. Klassische Spam-Filter arbeiten mit Signaturen und Absender-Listen. Ein Angriff, der speziell für Ihren Betrieb gebaut wurde — mit dem Namen Ihres Geschäftsführers, dem Logo Ihres Lieferanten, der richtigen Rechnungsnummer — steht auf keiner Liste.

Es gibt kein Backup Ihrer Postfächer. Das überrascht viele: Microsoft sichert die eigene Infrastruktur, aber nicht Ihre Daten gegen Löschung, Ransomware oder einen Mitarbeiter, der beim Ausscheiden aufräumt. Wer einen Ordner löscht und lange genug wartet, hat ihn verloren. Das steht so in den Nutzungsbedingungen — Stichwort geteilte Verantwortung.

Der Mensch bleibt die letzte Instanz. Irgendwann kommt eine Mail durch. Dann entscheidet, ob der Mitarbeiter am Empfang die Fälschung erkennt oder auf den Link klickt. Technik allein löst das nicht.

Wir sind Hornetsecurity Bronze Partner

Hornetsecurity ist auf Sicherheit rund um Microsoft 365 spezialisiert und gehört seit der Übernahme zu Proofpoint. Wir haben uns bewusst für diesen Weg entschieden, weil die Dienste vollständig neben Microsoft 365 laufen: getrennte Systeme, getrennte Zugänge. Wenn Ihr Microsoft-Konto kompromittiert wird, sind Filter und Backup davon nicht betroffen.

Was wir konkret einsetzen

365 Total Protection — der Filter vor dem Postfach

Spam- und Malware-Filter plus Advanced Threat Protection. Der Unterschied zum Standardfilter: Anhänge werden nicht nur mit bekannten Mustern verglichen, sondern in einer abgeschotteten Umgebung geöffnet und beobachtet. Links werden erst beim Klick geprüft — nicht nur beim Empfang, denn viele Angreifer schalten die Schadseite bewusst erst später scharf. Gefälschte Absender und Chef-Masche werden erkannt und gemeldet.

365 Total Backup — Ihre Microsoft-365-Daten gesichert

Sicherung von Postfächern und Archiven, OneDrive, SharePoint-Dokumentbibliotheken, Teams und Benutzerkonten. Wiederherstellung wahlweise als komplettes Postfach oder als einzelne Mail. Das schließt genau die Lücke, die Microsoft offen lässt.

VM Backup — Server und virtuelle Maschinen

Sicherung ganzer virtueller Maschinen. Viele Betriebe kennen das Produkt noch als Altaro; es gehört inzwischen zu Hornetsecurity. Passt direkt zu unserer Backup-Beratung und dem 3-2-1-Prinzip, nach dem wir ohnehin planen.

Security Awareness Service — damit Ihre Leute die Fälschung erkennen

Simulierte Phishing-Mails und kurze Schulungseinheiten für Ihre Mitarbeiter. Kein Tagesseminar, das alle einmal absitzen und danach vergessen, sondern ein paar Minuten immer mal wieder. Sie sehen als Geschäftsführung, wie sich die Aufmerksamkeit im Betrieb entwickelt — ohne einzelne Mitarbeiter an den Pranger zu stellen.

Wie eine Einführung abläuft

• Bestandsaufnahme — welche Lizenzen haben Sie, wo kommen die Mails an, was ist schon abgesichert. Oft stellt sich heraus, dass Teile bereits bezahlt, aber nie eingeschaltet wurden.
• Einrichtung im Parallelbetrieb — Filter, Regeln und Ausnahmen stehen, bevor irgendetwas umgestellt wird.
• Umstellung über einen DNS-Eintrag — ab dann läuft Ihr Mailverkehr durch den Filter, bevor er bei Microsoft ankommt. Ohne Ausfall, auf Wunsch außerhalb der Arbeitszeit.
• Einweisung — Ihre Mitarbeiter bekommen den Bericht über zurückgehaltene Mails erklärt und wissen, wie sie selbst freigeben.
• Betreuung — wir schauen auf die Quarantäne, holen fälschlich Blockiertes heraus und melden uns, wenn etwas auffällt.

Check bestehender Umgebungen

Sie haben schon einen Filter oder sind unsicher, was in Ihren Microsoft-365-Lizenzen eigentlich enthalten ist? Wir schauen uns das an und sagen Ihnen nüchtern:

• Welche Schutzfunktionen sind lizenziert, und welche davon sind tatsächlich aktiviert?
• Gibt es ein Backup Ihrer Postfächer und Dateien — und wurde je eine Wiederherstellung getestet?
• Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Benutzer verpflichtend?
• Wo zahlen Sie doppelt für Funktionen, die Sie zweimal haben?

Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung und konkrete Empfehlungen. Auch dann, wenn das Ergebnis lautet: Bei Ihnen reicht, was da ist.

Unser Einsatzgebiet

Wir sind regelmäßig in Gütersloh, Bielefeld, Rheda-Wiedenbrück, Verl, Harsewinkel, Rietberg, Halle (Westf.), Paderborn und Detmold im Einsatz — das Kerneinzugsgebiet Ostwestfalen-Lippe erreichen wir unkompliziert von unserem Standort in der Helene-Wessel-Straße in Gütersloh. Einrichtung und Betreuung der E-Mail-Sicherheit laufen ohnehin größtenteils per Fernzugriff, deshalb betreuen wir hier auf Anfrage auch Kunden außerhalb der Region.

Häufige Fragen

Wir haben Microsoft 365 Business Premium — reicht das nicht? Damit ist einiges abgedeckt, und wir verkaufen Ihnen nichts doppelt. Was auch in Business Premium fehlt, ist ein echtes Backup Ihrer Daten und die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Wir schauen uns Ihre Lizenzen an und sagen Ihnen, was sinnvoll ergänzt wird — und was nicht.

Landen dann wichtige Mails in der Quarantäne? In den ersten Wochen kann das vereinzelt vorkommen. Deshalb betreuen wir den Start eng mit und richten Ausnahmen ein. Zusätzlich bekommt jeder Benutzer einen Bericht über zurückgehaltene Mails und kann selbst freigeben, ohne bei uns anzurufen.

Was kostet das? Abgerechnet wird pro Postfach und Monat, je nach Umfang der gewählten Bausteine. Für einen Betrieb mit einer Handvoll Arbeitsplätzen ist das ein überschaubarer Posten — und deutlich günstiger als die Nacharbeit nach einem einzigen erfolgreichen Angriff. Wir rechnen Ihnen das vorher konkret vor.

Müssen wir unsere E-Mail-Adressen oder den Anbieter wechseln? Nein. Ihre Adressen, Ihre Domain und Microsoft 365 bleiben, wie sie sind. Es ändert sich nur der Weg, den eine Mail nimmt, bevor sie in Ihrem Postfach landet.

Funktioniert das auch ohne Microsoft 365? Der Filter schützt grundsätzlich auch andere Postfächer. Ob sich das in Ihrem Fall lohnt, klären wir vorher — bei kleinen Umgebungen ist manchmal eine andere Lösung sinnvoller. Wir sagen es Ihnen ehrlich.